Typy osobnosti v tíme: ako komunikovať s každým z nich

Na porade predstavíte nový projekt. Jeden kolega sa hneď pýta, koľko to bude stáť a kedy to bude hotové. Druhá kolegyňa je nadšená a už prichádza s ďalšími nápadmi. Tretí kolega mlčí a až po porade sa vás opatrne opýta, či sa nezmení jeho doterajšia práca. A štvrtý vám pošle e-mail s desiatimi otázkami k detailom, na ktoré ste ešte nemysleli.

Všetci štyria počuli to isté. Každý z nich to však spracoval inak, pretože každý z nich je iný. Ak tieto rozdiely nepoznáte, ľahko ich vnímate ako neochotu, povrchnosť, odpor voči zmene alebo puntičkárstvo. Ak ich poznáte, viete s každým komunikovať tak, aby vám rozumel, a tím funguje oveľa lepšie.

V tomto článku vám predstavíme jednoduchý model štyroch typov správania, ktorý používame na našich školeniach typológie osobnosti. Ukážeme, ako jednotlivé typy rozpoznať, čo ich motivuje, čo ich stresuje a ako s nimi komunikovať v bežných pracovných situáciách.

Na čo je typológia dobrá a na čo nie

Skôr ako začneme, jedna dôležitá poznámka. Typológia je pomôcka na lepšie porozumenie, nie nálepka. Žiadny človek nie je čistý typ. Každý z nás má v sebe kúsok zo všetkých štyroch a v rôznych situáciách sa môže správať inak. Model nám pomáha všimnúť si, ktorý štýl u človeka prevažuje, a prispôsobiť mu komunikáciu.

Typológia teda neslúži na to, aby sme ľudí zaškatuľkovali, hodnotili alebo vysvetľovali, prečo s niekým „sa nedá“. Slúži na to, aby sme pochopili, že iný štýl neznamená horší štýl, a aby sme našli spôsob, ako spolu vychádzať.

Model štyroch typov správania

Modelov osobnosti existuje veľa. Pre prácu v tíme sa nám osvedčil model, ktorý vychádza z teórie amerického psychológa Williama Moultona Marstona. Ten v roku 1928 opísal štyri základné vzorce správania, z ktorých neskôr vznikol dnes rozšírený model DISC.

Model stojí na dvoch jednoduchých otázkach:

1. Je človek skôr rýchly a priamy, alebo skôr pokojný a rozvážny? Niekto rozhoduje rýchlo a hovorí priamo, iný potrebuje čas a postupuje opatrne.
2. Zameriava sa skôr na úlohy, alebo skôr na ľudí? Niekoho zaujímajú najmä výsledky, fakty a procesy, iného vzťahy, atmosféra a pocity ľudí.

Kombináciou týchto dvoch otázok vznikajú štyri typy:

• Rozhodný typ (D, dominancia): rýchly a zameraný na úlohy.
• Nadšený typ (I, vplyv): rýchly a zameraný na ľudí.
• Stabilný typ (S, stabilita): pokojný a zameraný na ľudí.
• Precízny typ (C, svedomitosť): pokojný a zameraný na úlohy.

Pozrime sa na každý z nich podrobnejšie.

Rozhodný typ: „Kedy to bude hotové?“

Ako ho rozpoznáte

Rozhodný typ ide priamo k veci. Hovorí stručne, rýchlo sa rozhoduje a nemá rád zdĺhavé úvody. Na porade sa pýta na výsledky, termíny a náklady. Rád preberá iniciatívu, berie na seba zodpovednosť a nevyhýba sa konfrontácii. Jeho e-maily majú často len pár riadkov.

Čo ho motivuje a čo ho stresuje

Motivujú ho výzvy, výsledky, možnosť rozhodovať a viditeľný pokrok. Stresuje ho strata kontroly, pomalé tempo, nerozhodnosť a dlhé diskusie, ktoré nikam nevedú. Pod tlakom môže pôsobiť netrpezlivo, panovačne až necitlivo.

Ako s ním komunikovať

• Choďte rovno k veci a začnite záverom.
• Hovorte o výsledkoch, cieľoch a prínosoch.
• Ponúknite mu možnosti a nechajte ho rozhodnúť.
• Buďte stručný a pripravený. Nepresnosti si všimne a spochybní ich.
• Pri nesúhlase argumentujte faktami, nie pocitmi.

Príklad vety: „Mám dve možnosti, ako stihnúť termín. Prvá je rýchlejšia, druhá lacnejšia. Ktorú vyberieš?“

Čomu sa vyhnúť: dlhým úvodom, zbytočným detailom, nerozhodnosti a pocitu, že mu niekto berie kontrolu nad jeho prácou.

Nadšený typ: „To je skvelý nápad!“

Ako ho rozpoznáte

Nadšený typ je spoločenský, energický a rád hovorí. Prichádza s novými nápadmi, dokáže nadchnúť ostatných a dobre sa cíti v centre pozornosti. Na poradách sa často ozve ako prvý a rád odbočí od témy k zaujímavému príbehu. Jeho komunikácia je plná emócií, gest a výkričníkov.

Čo ho motivuje a čo ho stresuje

Motivuje ho uznanie, pozitívna atmosféra, nové projekty a práca s ľuďmi. Stresuje ho rutina, izolácia, prílišná kontrola a detailná administratíva. Pod tlakom môže byť nesústredený, sľubovať viac, ako stihne, a odkladať nepríjemné úlohy.

Ako s ním komunikovať

• Dajte priestor na krátky neformálny úvod a jeho nápady.
• Ukážte nadšenie a ocente jeho prínos, ideálne aj pred ostatnými.
• Hovorte o celkovom obraze a o tom, ako sa projekt dotkne ľudí.
• Dohodnuté veci zhrňte písomne, detaily si nemusí zapamätať.
• Pomôžte mu so štruktúrou a priebežne kontrolujte termíny.

Príklad vety: „Tvoj nápad s kampaňou sa mi veľmi páči. Poďme ho spolu rozpracovať do konkrétnych krokov, aby sme ho stihli do konca mesiaca.“

Čomu sa vyhnúť: chladnému a formálnemu tónu, kritike pred ostatnými, zahlteniu detailmi a práci bez kontaktu s ľuďmi.

Stabilný typ: „Ako to ovplyvní náš tím?“

Ako ho rozpoznáte

Stabilný typ je pokojný, trpezlivý a spoľahlivý. Dobre počúva, je ochotný pomôcť a záleží mu na dobrých vzťahoch v tíme. Na poradách hovorí menej, ale keď sa ho opýtate, má premyslený názor. Zmenám sa nebráni otvorene, no potrebuje čas, aby si na ne zvykol. Konfliktom sa radšej vyhýba.

Čo ho motivuje a čo ho stresuje

Motivuje ho istota, jasné postupy, harmónia v tíme a pocit, že jeho práca pomáha druhým. Stresujú ho náhle zmeny, konflikty, tlak na rýchle rozhodnutie a neistota. Pod tlakom sa môže stiahnuť, súhlasiť navonok a nesúhlas si nechať pre seba.

Ako s ním komunikovať

• Začnite pokojne a prejavte záujem o neho ako o človeka.
• Zmeny oznamujte vopred a vysvetlite, prečo sú potrebné a čo sa pre neho zmení.
• Dajte mu čas na premyslenie a nežiadajte okamžitú odpoveď.
• Aktívne sa pýtajte na jeho názor, sám sa často neozve.
• Ubezpečte ho o podpore a buďte k dispozícii, keď bude mať otázky.

Príklad vety: „Od budúceho mesiaca sa zmení spôsob, ako evidujeme objednávky. Chcem ti to vysvetliť už teraz, aby si mal čas si to pozrieť. Ako to vidíš ty? Čo by ti pri prechode pomohlo?“

Čomu sa vyhnúť: náhlym zmenám bez vysvetlenia, tlaku na okamžité rozhodnutie, konfrontačnému tónu a tomu, že jeho mlčanie budete považovať za súhlas.

Precízny typ: „Máme na to podklady?“

Ako ho rozpoznáte

Precízny typ je dôkladný, analytický a orientovaný na kvalitu. Pýta sa na detaily, chce poznať fakty a pravidlá a rozhoduje sa až po dôkladnom zvážení. Jeho práca je presná a premyslená. Na poradách sa pýta otázky, ktoré ostatní prehliadli. Uprednostňuje písomnú komunikáciu a dobre pripravené podklady.

Čo ho motivuje a čo ho stresuje

Motivuje ho kvalita, logika, jasné pravidlá a možnosť urobiť prácu poriadne. Stresuje ho nepresnosť, chaos, chyby, tlak na rýchlosť na úkor kvality a kritika jeho práce bez dôkazov. Pod tlakom môže pôsobiť príliš kriticky, uzavrete alebo sa zasekne v analýze.

Ako s ním komunikovať

• Pripravte si fakty, čísla a podklady. Neodhadujte, overujte.
• Pošlite materiály vopred, aby si ich mohol preštudovať.
• Buďte presný a logický, vysvetlite súvislosti a dôvody.
• Dajte mu čas na analýzu a rozhodnutie.
• Kritiku podložte konkrétnymi príkladmi a zamerajte ju na prácu, nie na osobu.

Príklad vety: „Posielam ti podklady k novému procesu aj s porovnaním nákladov. Pozri sa na ne prosím do štvrtka a daj mi vedieť, či v nich vidíš nejaké riziká.“

Čomu sa vyhnúť: povrchnosti, neoverenými tvrdeniami, tlaku na okamžité rozhodnutie a zmenám pravidiel bez vysvetlenia.

Ako sa jednotlivé typy dopĺňajú a kde narážajú

Každý typ prináša do tímu niečo iné. Rozhodný typ posúva veci dopredu, nadšený prináša energiu a nápady, stabilný drží tím pokope a precízny stráži kvalitu. Tím, v ktorom sú zastúpené všetky štyri štýly, je silnejší ako tím zložený len z jedného typu.

Rozdiely však prinášajú aj napätie. Najčastejšie narážajú typy, ktoré sú na opačných stranách modelu:

• Rozhodný a stabilný. Rozhodný chce rýchlu zmenu, stabilný potrebuje čas a istotu. Rozhodný vníma stabilného ako pomalého, stabilný rozhodného ako bezohľadného. Pomáha, keď rozhodný vysvetlí dôvody a dá čas, a stabilný otvorene povie svoje obavy.
• Nadšený a precízny. Nadšený chce rýchlo začať a nezaoberá sa detailmi, precízny chce mať všetko premyslené. Nadšený vníma precízneho ako brzdu, precízny nadšeného ako povrchného. Pomáha deľba práce: nadšený prinesie nápad, precízny ho dotiahne do detailov.

Keď tímy tieto rozdiely poznajú, prestávajú ich brať osobne. Namiesto „on je stále proti všetkému“ zaznie „on potrebuje viac informácií, pošlime mu podklady“. Táto zmena pohľadu dokáže výrazne znížiť počet konfliktov.

Typy osobnosti v praxi vedúceho

Pre vedúceho je znalosť typov osobnosti mimoriadne užitočná pri troch činnostiach: zadávaní úloh, dávaní spätnej väzby a motivovaní.

Zadávanie úloh

• Rozhodnému dajte cieľ a termín a nechajte mu voľnosť v tom, ako ho dosiahne.
• Nadšenému vysvetlite, prečo je úloha dôležitá a pre koho, a dohodnite si priebežné kontroly.
• Stabilnému dajte jasný postup, dostatok času a možnosť sa kedykoľvek opýtať.
• Preciznému dajte presné zadanie, kritériá kvality a všetky dostupné podklady.

Spätná väzba

• Rozhodnému dávajte spätnú väzbu priamo a stručne, so zameraním na výsledky.
• Nadšenému začnite oceniť jeho prínos a kritiku dávajte medzi štyrmi očami.
• Stabilnému dávajte spätnú väzbu pokojne, s uistením o podpore a s jasným ďalším krokom.
• Preciznému dávajte spätnú väzbu vecne, s konkrétnymi príkladmi a dôvodmi.

Motivácia

• Rozhodného motivujú výzvy a zodpovednosť.
• Nadšeného motivuje uznanie a práca s ľuďmi.
• Stabilného motivuje istota a dobré vzťahy v tíme.
• Precízneho motivuje možnosť urobiť prácu kvalitne a odborný rast.

To, čo jedného motivuje, môže druhého stresovať. Verejná pochvala pred celým tímom poteší nadšeného typu, no stabilného alebo precízneho môže skôr zahanbiť. Ak chcete motivovať každého, nestačí jeden prístup pre všetkých.

Začnite pri sebe

Prvým krokom k lepšej komunikácii nie je určiť typ kolegov, ale spoznať vlastný štýl. Skúste si odpovedať na niekoľko otázok:

• Rozhodujem sa skôr rýchlo, alebo potrebujem čas?
• Zaujímajú ma skôr úlohy a výsledky, alebo ľudia a atmosféra?
• Čo ma v práci najviac stresuje?
• S ktorými kolegami si rozumiem najľahšie a s ktorými sa najčastejšie míňam?

Keď poznáte svoj štýl, uvedomíte si, že aj vy pôsobíte na ostatných určitým spôsobom. To, čo vy vnímate ako efektívnosť, môže iný vnímať ako tlak. To, čo vy považujete za dôkladnosť, môže iný vnímať ako pomalosť. Pochopenie tohto rozdielu je začiatkom lepšej spolupráce.

Zhrnutie

• Typológia je pomôcka, nie nálepka. Každý človek má v sebe kúsok zo všetkých typov.
• Model štyroch typov stojí na dvoch otázkach: rýchly alebo rozvážny, zameraný na úlohy alebo na ľudí.
• Rozhodný typ chce výsledky a rýchlosť. Hovorte stručne a dajte mu možnosť rozhodnúť.
• Nadšený typ chce uznanie a kontakt s ľuďmi. Oceňte ho a pomôžte mu so štruktúrou.
• Stabilný typ chce istotu a harmóniu. Dajte mu čas a pýtajte sa na jeho názor.
• Precízny typ chce kvalitu a fakty. Pripravte podklady a buďte presný.
• Najlepší tím využíva silné stránky všetkých typov a rozdiely medzi nimi berie ako výhodu.

Keď sa naučíte rozpoznať, ako ľudia okolo vás uvažujú a čo potrebujú, komunikácia prestane byť hádaním. Menej sa budete míňať, menej konfliktov budete brať osobne a viac vecí sa podarí dotiahnuť spoločne.

Ak chcete svoj tím naučiť rozpoznávať typy osobnosti a pracovať s nimi v praxi, pozrite si naše školenie Typológia osobnosti. Pripravíme ho na mieru pre váš tím, s príkladmi z vašej firmy, priamo u vás alebo online.